Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026
Je vertrouwt mij informatie toe als je contact opneemt of iets over je bedrijf vertelt. Daar ga ik zorgvuldig mee om. Hieronder lees je welke gegevens CynStudio gebruikt, waarom dat nodig is en hoe je daar vragen over kunt stellen.
Wie is verantwoordelijk?
Ik ben Cynthia Blok, de persoon achter CynStudio. CynStudio is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
CynStudio
Ebbehout 2, 2719 MA Zoetermeer
contact@cynstudio.nl
06 3047 1752
cynstudio.nl
Welke gegevens gebruik ik?
Dat hangt af van hoe je contact met mij hebt. Via het contactformulier ontvang ik je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en je bericht. Via de webdesignvragenlijst ontvang ik daarnaast je bedrijfsnaam en de informatie die je zelf deelt over je bedrijf, website, wensen, stijl en beschikbare materialen.
Als je links naar documenten of afbeeldingen deelt, kan daar ook informatie over jou of anderen in staan. Deel alleen wat nodig is voor je aanvraag en waarover je mag beschikken. Zet geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere gevoelige informatie in de formulieren.
Bij een samenwerking kunnen ook zakelijke contactgegevens, offertegegevens, factuurgegevens en projectafspraken worden verwerkt. Technische systemen voor hosting, formulieren en beveiliging kunnen gegevens verwerken zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek of inzending en informatie over je browser.
Waarom heb ik die informatie nodig?
- Om je vraag te beantwoorden en contact met je te houden.
- Om te begrijpen wat je nodig hebt, een passend voorstel te maken en een eventuele opdracht voor te bereiden.
- Om afgesproken werkzaamheden uit te voeren en de samenwerking te administreren.
- Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
- Om de website te laten werken, misbruik tegen te gaan en technische problemen te onderzoeken.
Bij een aanvraag of opdracht verwerk ik gegevens voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst. Voor wettelijk verplichte administratie is de grondslag een wettelijke verplichting. Voor gewone correspondentie, het beveiligen van de website en het onderbouwen van afspraken kan de grondslag mijn gerechtvaardigde belang zijn. Daarbij weeg ik jouw privacybelang mee. Waar toestemming nodig is, vraag ik die vooraf en voor een duidelijk doel.
Je kiest zelf welke informatie je deelt. De verplichte velden in de formulieren zijn nodig om je aanvraag te kunnen behandelen. Zonder een e-mailadres kan ik bijvoorbeeld niet per e-mail reageren. Optionele vragen mag je overslaan. Je vragenlijst wordt niet automatisch een opdracht.
Waar komen je formulierantwoorden terecht?
Het contactformulier en de webdesignvragenlijst gebruiken Fluent Forms. Je inzending wordt opgeslagen in de WordPress-database van CynStudio. Er gaat ook een e-mailmelding naar contact@cynstudio.nl. De website en zakelijke e-mail worden gehost bij Hostinger. Alleen het verwijderen van een e-mail verwijdert de inzending in WordPress dus niet automatisch.
Met wie deel ik gegevens?
Voor mijn werk gebruik ik dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail, technisch beheer, beveiliging, back-ups en administratie. Zij kunnen gegevens verwerken voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening. Met partijen die namens CynStudio persoonsgegevens verwerken, moeten passende verwerkersafspraken gelden.
Via de website kun je ook naar WhatsApp of Instagram gaan. Als je die diensten gebruikt, gelden ook de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder. Ik gebruik de informatie die je mij daar stuurt om contact met je te hebben en je vraag of opdracht te behandelen.
Hoe lang bewaar ik gegevens?
Aanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijder ik uiterlijk zes maanden na het laatste contact. Is bewaren langer nodig vanwege een wettelijke verplichting of een geschil, dan bewaar ik alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Vragenlijsten en projectinformatie bewaar ik tijdens onze samenwerking. Na afloop beoordeel ik jaarlijks welke gegevens nog nodig zijn voor onderhoud, nazorg of het onderbouwen van afspraken. Gegevens die daarvoor niet meer nodig zijn, verwijder ik.
Facturen en gegevens die tot de wettelijk verplichte fiscale basisadministratie behoren, bewaar ik in beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke fiscale regels. Deze termijn geldt niet automatisch voor alle formulierantwoorden en projectbestanden.
Bij het opruimen houd ik rekening met de gegevens in WordPress, mijn mailbox en projectbestanden. Voor technische logbestanden is bepalend of ze nog nodig zijn om de website te beveiligen of een storing of misbruik te onderzoeken. Back-ups zijn bedoeld voor herstel bij gegevensverlies of een technisch probleem. De bewaartijd daarvan hangt samen met de herstelperiode en de back-updienst. Een verwijdering uit de actieve website werkt niet meteen door in een oudere back-up; bij het herstellen moet ik ook eerdere verwijderverzoeken opnieuw verwerken.
Cookies, statistieken en spambeveiliging
De website gebruikt technische voorzieningen voor de werking en beveiliging van de site en formulieren. Met Independent Analytics bekijk ik onder meer welke pagina’s worden bezocht, via welke verwijzingen bezoekers komen en welk type apparaat zij gebruiken. Deze statistieken worden op de eigen webserver opgeslagen. De plugin gebruikt hiervoor geen trackingcookies en slaat het IP-adres niet als leesbaar IP-adres op in de statistieken, maar gebruikt er een afgeleide identificatiecode voor. Voor deze statistiekgegevens staat momenteel geen automatische verwijdertermijn ingesteld.
De formulieren gebruiken verborgen spamvelden, tokenbeveiliging en Google reCAPTCHA v2 om spam en misbruik tegen te gaan. Bij reCAPTCHA verwerkt Google technische gegevens, zoals je IP-adres en informatie over je browser en interactie met de controle. Daarbij kan de cookie _GRECAPTCHA worden geplaatst voor risicoanalyse. Het doel is beveiliging en het tegengaan van automatische inzendingen. De grondslag is mijn gerechtvaardigde belang om de website en communicatie te beschermen. Google verwerkt reCAPTCHA-gegevens volgens de Google Cloud-privacyinformatie en de toepasselijke verwerkersvoorwaarden. Waar voor aanvullende cookies of verwerking toestemming nodig is, vraag ik die vooraf.
AI-hulpmiddelen en internationale verwerking
Ik gebruik ChatGPT Pro en Codex van OpenAI als ondersteuning bij ideeën, teksten, onderzoek en technische werkzaamheden.
Voordat ik antwoorden uit de webdesignvragenlijst met een AI-hulpmiddel deel, verwijder ik namen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere gegevens die niet nodig zijn voor het maken van een briefing of ontwerprichting. Ik controleer ook de overige inhoud, zoals bedrijfsnamen, websiteadressen, links naar bestanden, afbeeldingen en herkenbare situaties. Alleen een naam verwijderen maakt informatie niet automatisch anoniem. Als de informatie nog tot een persoon te herleiden is en ik die niet voldoende kan anonimiseren, deel ik die niet met de AI-dienst.
Wil je dat ik je aanvraag zonder AI behandel? Geef dat vooraf aan via contact@cynstudio.nl; dan spreken we een andere werkwijze af.
ChatGPT Pro is een persoonlijk abonnement. De optie om mijn gesprekken te gebruiken voor het verbeteren van de modellen staat uit. Dat betekent niet dat informatie helemaal niet door OpenAI wordt verwerkt. Bij technische ondersteuning met Codex kan ook informatie uit de gekoppelde websiteomgeving worden verwerkt. Ik beperk de toegang en informatie tot wat nodig is voor de betreffende werkzaamheden en gebruik geen wachtwoorden of andere gevoelige klantinformatie als inhoud voor een briefing.
Bij diensten van onder meer Google en OpenAI kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Ook Hostinger kan internationale onderaannemers inzetten. Hostinger beschrijft de toepasselijke doorgifteafspraken en standaardcontractbepalingen in zijn verwerkersvoorwaarden. Voor Google reCAPTCHA gelden de Google Cloud-verwerkersvoorwaarden, waarin ook internationale doorgifte is geregeld. Over de gegevens die bij een concrete aanvraag of samenwerking worden gedeeld en de toepasselijke afspraken kun je mij altijd om informatie vragen.
Hoe worden je gegevens beveiligd?
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang, verlies en misbruik tegen te gaan. De website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding. Toegang tot de website en formulieren is beperkt tot bevoegde gebruikers. De zakelijke e-mailmeldingen worden verstuurd via een beveiligde SMTP-verbinding. Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen.
Wat zijn jouw rechten?
Je kunt vragen om inzage in je persoonsgegevens, onjuiste gegevens laten verbeteren en in de daarvoor geldende situaties vragen om verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als de verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming weer intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.
Mail je verzoek naar contact@cynstudio.nl. Om je gegevens te beschermen kan ik je identiteit op een passende manier controleren. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs mee. Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Als verlenging nodig en toegestaan is, laat ik je dat binnen die maand weten.
Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Geen geautomatiseerde beslissingen
Ik neem geen beslissingen over jouw aanvraag of samenwerking uitsluitend op basis van een automatische beoordeling. Ik beoordeel je aanvraag zelf.
Vragen of wijzigingen
Heb je een vraag over je gegevens? Stuur me gerust een bericht via contact@cynstudio.nl. Als mijn werkwijze of de website verandert, pas ik deze verklaring daarop aan. De actuele versie hoort op deze pagina te staan.